Zaaksysteem

"Transparant, snel en efficiënt (samen)werken"

  • 24/7 online bereikbaar via e-loket
  • Transparante communicatie met de burger via persoonlijke internetpagina
  • Uniforme, procesgestuurde behandeling van zaken
  • Efficiënt takenbeheer per dienst en medewerker
  • Actuele inzage in de status van een zaak

Met het Zaaksysteem kan je al jouw processen efficiënter, sneller en transparanter uitvoeren. Omdat iedereen samenwerkt in één online systeem, kun je jouw zaken sneller afhandelen. Alle informatie over geregistreerde zaken is snel te vinden binnen het systeem, waardoor iedereen binnen jouw organisatie optimaal betrokken is. Bovendien is het Zaaksysteem gekoppeld aan diverse backoffice toepassingen, waardoor bepaalde processen volledig digitaal afgehandeld kunnen worden.

Formulieren- en workflowgenerator

Dossiertypes definiëren met behulp van formulieren- en workflowgenerator

Het Zaaksysteem is een flexibele oplossing die je toelaat je eigen dossiertypes eenvoudig in te richten.

Je bepaalt zelf welke informatie je van de burger wilt ontvangen om een bepaalde aanvraag of melding efficiënt te kunnen verwerken. 

Eens een aanvraag of melding ingediend wordt, wordt er een workflow gestart waardoor de zaak uniform en gestructureerd afgehandeld kan worden binnen jouw organisatie. In de workflowgenerator definieer je taken, bepaal je wanneer er e-mails verstuurd worden of documenten gegenereerd worden, zet je communicatie met je back-office op, ....

Onze procesbiblitoheek bevat een uitgebreide set aan vooraf gedefinieerde dossiertypes, waarmee je onmiddellijk aan de slag kan.

 

E-loket en Persoonlijke Internet Pagina

E-loket en Persoonlijke Internet Pagina

Via het e-loket kan een burger, onderneming of organisatie altijd en overal een aanvraag of een melding indienen. Wanneer het online formulier is ingevuld, wordt er automatisch een digitaal dossier opgestart.

Uw medewerkers kunnen dit dossier, via de vooropgestelde workflow, gestructureerd afhandelen. Op zelfgedefinieerde tijdstippen wordt de aanvrager automatisch op de hoogte gebracht van de actuele status van zijn aanvraag of melding.

Ook op zijn Persoonlijke Internet Pagina kan de aanvrager op elk moment de actuele status van zijn aanvraag of melding inkijken of de nodige documenten downloaden, … Uiteraard gebeurt dit in een beveiligde omgeving, waarbij hij zich kan authenticeren via eID, een mobiele app, ...

 

Digitale dossiers

Opvolgen van digitale dossiers

Binnen het Zaaksysteem kan elke medewerker binnen jouw organisatie de ingediende aanvragen en meldingen behandelen volgens dezelfde, vooraf gedefinieerde workflow. Gestructureerde takenbakjes per dienst en medewerker geven een duidelijk overzicht van de uit te voeren taken.

Alle informatie met betrekking tot de geregistreerde zaken is digitaal beschikbaar: geen afzonderlijke lijstjes meer, geen verloren e-mails in inboxen van verschillende medewerkers, … 

Via een uitgebreide zoekfunctie krijgt elke medewerker (mits de juiste rechten) inzage in de verschillende dossiers en hun actuele status.