Bij de gemeente Duffel staat Lindsay Simons, coördinator van Onthaal en Bestuursadministratie, aan het roer van verschillende ondersteunende processen. Eén van haar recente projecten was de implementatie van Notula, de vergader- en besluitvormingssoftware van Green Valley Belgium.

Van klassieke werkwijze naar intuïtieve tekstvelden

Voor de komst van Notula verliep de verslaglegging en besluitvorming op een andere manier. Dat vroeg vaak extra handelingen en zorgde geregeld voor frustraties. “Je was veel tijd kwijt met het bijhouden en aanpassen van documenten,” vertelt Lindsay. De overstap naar tekstvelden en sjablonen bracht daarom een grote meerwaarde: overzicht, gebruiksgemak en snelheid.

Wat tijdens de demo’s meteen opviel, was de intuïtieve werking van Notula. “Medewerkers vinden zelf hun weg in het systeem.” “Natuurlijk hebben we een opleiding gekregen, maar het mooie is dat collega’s spontaan aangeven dat het heel gebruiksvriendelijk is,” legt Lindsay uit. Vooral de parameters, die automatisch besluiten genereren, bleken een gamechanger: “Voor het eerst hoor ik collega’s enthousiast zijn over het maken van besluiten. Ze zien er niet meer tegenop.”

Implementatie met leercurve

De implementatie startte in april en verliep vlot. Het contact met Green Valley werd daarbij als constructief ervaren. “We kregen opleidingen en hadden nadien ook regelmatig terugkoppelmomenten, die telkens erg verhelderend waren,” vertelt Lindsay. Wat extra vertrouwen gaf, was een plaatsbezoek bij collega’s in Heist-op-den-Berg. “Daar zagen we in de praktijk hoe een zitting met Notula verliep. Dat gaf ons rust en vertrouwen.”

Daarnaast koos Duffel ervoor om meer dan 200 sjablonen te ontwikkelen. Een intensief traject, maar volgens Lindsay de investering meer dan waard: “Hoe compacter en praktischer je sjablonen, hoe vlotter je processen lopen. We hebben onze formulieren teruggebracht tot zeven tabbladen. Dat scheelt enorm in tijd en duidelijkheid.”

Concreet verschil in de praktijk

Sinds de invoering merkt het team duidelijke voordelen. De automatische publicatie en meldingen besparen veel werk. “Voorheen moesten we documenten manueel opladen op de website, wat ook tijd vroeg van de communicatiedienst. Nu gaat alles automatisch en houden we tijd over voor andere taken. Het brengt meer efficiëntie én meer rust in het team,” zegt Lindsay.

Ook de stabiliteit en ondersteuning van de software vallen in de smaak. “De helpdesk reageert snel en het portaal laat ons zien of andere besturen tegen dezelfde issues aanlopen. Dat werkt geruststellend.”

Aanbeveling

Als Lindsay Notula in één zin moet samenvatten, is ze duidelijk:

“Het is super intuïtief en gebruiksvriendelijk.”

Zou ze het aanbevelen aan andere gemeenten? “Absoluut. Ik heb ervaring met verschillende notuleerpakketten, en Notula springt er echt bovenuit. Voor het eerst heb ik geen enkele collega horen klagen over de overstap naar een nieuw systeem – dat zegt genoeg.”