L’UZ Leuven simplifie la recherche grâce aux archives numériques de Notula

Depuis décembre 2021, le comité de direction de l’Hôpital universitaire de Louvain (UZ Leuven) utilise Notula. Un choix qui n’est pas forcément évident à première vue, car Notula est principalement destiné aux villes et aux communes. « Adapter le système à nos besoins et à nos attentes a nécessité quelques efforts. Tant de notre côté que de celui de Green Valley Belgium », explique Miek Peeters, secrétaire générale de l’UZ Leuven. « Mais aujourd’hui, nous pouvons l’affirmer, cela fonctionne très bien. Nous travaillons avec Notula depuis près de neuf mois, et nous voyons déjà très clairement que le système apporte une plus-value. Les archives numériques commencent à se remplir et la recherche est déjà beaucoup plus simple. C’était le principal point faible de notre ancienne méthode de travail. »

Simplifier la recherche grâce aux archives numériques 

L’UZ Leuven est une grande organisation qui compte plus de 10 000 collaborateurs. L’hôpital avait l’habitude d’utiliser Google Drive pour établir l’ordre du jour et les procès-verbaux des réunions hebdomadaires du comité de direction. La secrétaire recevait tous les points à inscrire ainsi que les annexes par e-mail. Sur la base de ces informations, un document Google Drive était créé pour chaque séance. « Quand on sait qu’il s’agit de fichiers de plusieurs centaines de pages par semaine, explique Miek Peeters, et que tous les points à l’ordre du jour et toutes les annexes devaient être placés manuellement dans le dossier Google Drive, on comprend à quel point cela prenait du temps. » 

Après la réunion, un procès-verbal était bien entendu établi. Encore une fois, plusieurs pages, dans un document Word séparé. Après quelques années, le résultat était inévitable. Les dossiers du comité de direction comportaient des milliers de pages, chacun avec un rapport séparé. Essayez d’y retrouver rapidement quelque chose !

« Imaginez que l’on vous demande de rechercher un sujet spécifique, appelons-le XYZ, qui a fait l’objet d’une discussion au sein du comité de direction en 2001. Pour retrouver ce dossier, la secrétaire devait ouvrir tous les rapports un par un, et y rechercher XYZ à chaque fois. C’était un travail titanesque ! », poursuit Miek Peeters. 

Un gain de temps considérable

Grâce à Notula, le comité de direction de l’UZ Leuven peut désormais être beaucoup plus réactif. L’ensemble du processus se déroule désormais dans Notula, ce qui permet des gains de temps et d’efficacité considérables. Alors qu’auparavant chacun transmettait ses points à inscrire à l’ordre du jour par e-mail à la secrétaire, ceux-ci sont désormais introduits directement dans Notula. Les réunions du comité de direction sont programmées le lundi. Les points à inscrire à l’ordre du jour peuvent être soumis jusqu’à jeudi 14 h. Le membre de la direction concerné dispose alors de temps pour valider les dossiers. Le vendredi, le projet d’ordre du jour est discuté avec l’administrateur délégué, après quoi l’ordre du jour définitif est envoyé à l’ensemble du comité de direction, qui n’a plus qu’à se réunir le lundi. 

Processus d’inscription à l’ordre du jour plus efficace et feed-back automatique

Après la réunion du comité de direction, Miek Peeters prépare le projet de procès-verbal, toujours directement dans Notula. L’approbation de ce projet est le premier point à l’ordre du jour de la réunion suivante. S’il y a des remarques, celles-ci sont inscrites dans Notula, après quoi le procès-verbal est définitivement approuvé la semaine suivante. Une fois cette étape effectuée, le procès-verbal est publié et le collègue qui avait introduit un point à l’ordre du jour reçoit automatiquement la partie du procès-verbal le concernant dans sa boîte e-mail. Il s’agit d’une amélioration considérable, car ce n’était pas le cas auparavant. Et cette amélioration est très appréciée. 

Tout à fait satisfaits

« L’équipe de Green Valley Belgium connaît parfaitement le système, communique de façon transparente et adopte une approche pratique. Tout à fait ce dont nous avions besoin. Nous sommes donc très satisfaits du logiciel Notula et de la collaboration avec Green Valley Belgium », affirme Miek Peeters avec enthousiasme. « Il y a aussi eu une vraie réflexion et une recherche de solutions. C’est une véritable valeur ajoutée pour nous. Nos commentaires ont également été pris en compte comme points d’amélioration pour les prochaines versions de Notula. Nous contribuons ainsi, en tant que clients, au développement du produit », conclut Miek Peeters.