Over Notula
Met Notula beheert u eenvoudig agenda’s en vergaderingen. Het is een online platform waarmee u alle voorbereidingen voor uw vergaderingen stroomlijnt en efficiënter samenwerkt. U verdeelt de agenda en agendapunten digitaal zodat vergaderleden en bestuurders altijd de juiste informatie ter beschikking hebben. U vergadert papierloos met de Live Meeting Manager. Ook live streaming, het ontsluiten van beslissingen, … maken deel uit van Notula.
Notula is een totaaloplossing voor elke fase van het vergaderproces en biedt u volledige controle over uw besluitvorming.
Inzetbaar in elke organisatie
Door de generieke opbouw is Notula geschikt voor elke organisatie of raad om agenda’s en vergaderingen te beheren, papierloos te vergaderen en een volledig transparante besluitvorming te voeren.
Efficiënte en transparante besluitvorming
Agendapunten worden volgens een vooraf gedefinieerd formaat opgesteld en gevalideerd via een goedkeuringsproces. Publicaties worden automatisch gegenereerd. Dit vermindert de werktijd en doorlooptijd aanzienlijk. Hierdoor maakt u het besluitvormingsproces volledig transparant.
Generiek en modulair
Notula is een generieke oplossing die meegroeit met de wensen en behoeften van uw organisatie. Bovendien is Notula modulair opgebouwd waardoor u zelf beslist welke uitbreidingen u wenst in te zetten om uw besluitvormingsproces nog meer te automatiseren.
Kleinere ecologische voetafdruk
Door het gebruik van Notula vergadert u volledig papierloos. De juiste informatie en documenten zijn altijd en overal digitaal beschikbaar waardoor u minder papier, inkt en ander (kantoor)materiaal gebruikt.
Modules
Agenderen, vergaderen en notuleren
Met de basistoepassing van Notula beheert u eenvoudig agenda’s, valideert u agendapunten en vergadert u volledig papierloos.
Administratieve medewerkers brengen agendapunten aan voor de vergadering die, na goedkeuring van een dienst- of afdelingshoofd, financieel advies, … op de agenda geplaatst worden.
Vergaderleden raadplegen de definitieve agenda en agendapunten online en bereiden de vergadering voor.
Tijdens de vergadering dirigeert en notuleert u via de Live Meeting Manager.
Wanneer de vergadering afgewerkt wordt, worden automatisch de nodige documenten gegenereerd: notulen, besluiten, lijst van besluiten, …
Publiceren
Het decreet over het lokaal bestuur (DLB) verving de inzendingsplicht vanaf 1 januari 2019 door een publicatieplicht of bekendmakingsplicht in open standaarden (LBLOD) op de webtoepassing van de gemeente.
U publiceert vergaderingen, agenda’s, agendapunten en notulen eenvoudig op een publieke omgeving en voldoet daardoor meteen aan de opgelegde open standaarden.
Initiatiefrecht
Notula helpt vergaderleden hun initiatiefrecht digitaal te gebruiken.
Een vergaderlid kan zich beroepen op verschillende types initiatiefrecht:
- Aanvraag bezoekrecht
- Aanvraag inzagerecht
- Amendement
- Interpellatie
- Mondelinge vraag
- Schriftelijke vraag
- Voorstel tot beslissing
- Voorstel tot motie
Stemmen
Notula bevat een volledig geïntegreerd elektronisch stemsysteem. U genereert zelf stembrieven en beheert stemrondes.
Tijdens een stemronde brengt elk vergaderlid zijn stem digitaal uit.
Zodra u een stemronde sluit, worden de resultaten automatisch weergegeven op een projectiescherm en opgenomen in de notulen.
Webcast
U kan audio- en videoverslaggeving inschakelen in uw besluitvormingsproces. Zo streeft u als organisatie naar een zo groot mogelijke openbaarheid van bestuur. U deelt vergaderinformatie op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier met burgers, journalisten en andere stakeholders.
De audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting vervangt het zittingsverslag.
Digitaal ondertekenen
Gegenereerde publicaties (notulen, besluiten, … ) worden digitaal ondertekend in een ondertekenplatform naar keuze.
De ondertekende documenten vervangen de originele documenten.
Notula ondersteunt volgende handtekenplatformen:
- CSsign (Cipal Schaubroeck)
- eSignFlow (Vanden Broele)
- Digitale handtekenmap (Vlaamse overheid)
Rapportering
Notula bevat standaardrapporten van Aanwezigheden en Schriftelijke vragen (in combinatie met ‘Initiatiefrecht’)
Deze standaardrapporten kunnen uitgebreid worden met bijkomende rapporten zodat u eenvoudig kan rapporteren over Adviezen, Besluiten, Beslissingen, Hoogdringendheid, …
Agenderen vanuit andere toepassingen
Door gebruik te maken van webservices voegen andere toepassingen agendapunten toe in Notula. Zo wordt dubbele invoer overbodig.
Wanneer een dossier in de brontoepassing klaar is voor agendering wordt de nodige informatie om een agendapunt aan te maken automatisch doorgestuurd naar Notula. Na de beslissing wordt het dossier in de brontoepassing geüpdatet.
Actieve koppelingen
Er zijn actieve koppelingen met toepassingen voor overheidsopdrachten, omgevingsvergunning, sociale dienst en begraafplaatsen beschikbaar.
Overheidsopdrachten
- 3P (3P)
- CSprocure (Cipal Schaubroeck)
- Start2Tender (Start2Tender)
Omgevingsvergunning
- Nestor (Cipal Schaubroeck)
- Omgeving.NET (Remmicom)
- Vergunningen.NET (Cevi)
Sociale dienst
- New Horizon (Cevi)
- Neptunus (Cipal Schaubroeck)
Begraafplaatsen
- Begraafplaatsen.NET (Remmicom)
Ook interesse in Notula?
Wij komen graag bij u langs voor een vrijblijvende demo.