Het stadhuis van Ninove kende jarenlang de uitdagingen van een verouderd notuleringspakket. Het systeem, bijna vijftien jaar in gebruik, voldeed steeds minder aan de noden van een modern secretariaat. Voor medewerkers betekende dit veel handmatig werk: zittingen samenstellen, agenda’s opstellen en besluiten registreren kostte veel tijd en energie. Processtappen waren omslachtig, documenten moesten vaker worden aangepast en informatie werd vaak handmatig overgezet.

“Het oude systeem vroeg te veel stappen voor taken die eigenlijk eenvoudig zouden moeten zijn. Het werkte niet altijd even vlot en kostte ons dagelijks extra moeite,” vertelt Lieselotte Appelmans, Deskundige Secretariaat.

De behoefte aan verandering was duidelijk. Na een grondige verkenning van de markt viel de keuze op Notula. Vanaf het eerste moment werd duidelijk dat dit systeem een verschil kon maken. De workflows werden overzichtelijker, handmatige stappen verdwenen en veel processen werden geautomatiseerd. Wat vroeger uren kostte, kon nu in enkele seconden worden afgehandeld.

“Het verschil was onmiddellijk merkbaar. Taken die we vroeger als tijdrovend en omslachtig ervaarden, verliepen nu soepel en efficiënt. Collega’s merkten snel hoe vlot alles werkte, en dat voelde als een echte stap vooruit,” vertelt Appelmans.

Hoewel de overstap veel voordelen bood, was het voor sommige medewerkers aanvankelijk even wennen. Nieuwe software vraagt altijd tijd om volledig geïntegreerd te worden in de dagelijkse routines. Maar dankzij een goed voorbereide implementatie en duidelijke opleidingen verdween de terughoudendheid al snel.

“Na de eerste opleiding kwamen collega’s spontaan vertellen hoe veel eenvoudiger en aangenamer alles nu werkte. Het was voor ons de bevestiging dat we de juiste keuze hadden gemaakt,” zegt Appelmans.

Een belangrijke factor in het succes van de implementatie was de begeleiding van Sander en Dominique van Green Valley Belgium. Elke vraag werd serieus genomen, feedback van gebruikers werd opgevolgd en waar nodig direct verwerkt. De samenwerking voelde persoonlijk, constructief en ondersteunend – precies wat nodig was om de overgang soepel te laten verlopen.

Met het nieuwe systeem kunnen medewerkers van Ninove nu veel sneller zittingen afsluiten, agenda’s en besluiten verspreiden en hun dagelijkse werk beter plannen. Het resultaat is niet alleen efficiëntie, maar ook een aangenamere werkdag. Het oude nutuleringspakket behoort definitief tot het verleden.

“We kijken met vertrouwen naar de toekomst. Met onze nieuwe tools en een sterke partner aan onze zijde zijn we klaar om verdere stappen te zetten in de digitale transformatie van ons lokaal bestuur,” besluit Appelmans. 

Het verhaal van Ninove laat zien dat digitale transformatie niet alleen over systemen gaat, maar vooral over mensen, samenwerking en het benutten van nieuwe mogelijkheden om het werk gemakkelijker en efficiënter te maken.