Binnen de politiezone AMOW (Aalst, Moorsel, Oosterzele en Wetteren) is het gebruik van Notula een belangrijke stap naar efficiëntie en betere toegankelijkheid van vergaderinformatie. Kim Van Geyt, Politiesecretaris bij Politiezone AMOW, deelt haar ervaring met het systeem en hoe dit de werkwijze binnen haar organisatie heeft veranderd.

Een Stapsgewijze Evolutie

De politiezone AMOW werkt al jarenlang met Notula, de software die gebruikt wordt voor het beheren van vergaderingen, besluiten en notulen. Hoewel het systeem in de loop der jaren enkele veranderingen heeft ondergaan, bleef de kern hetzelfde: een centraal platform dat orde brengt in het administratieve proces.

Kim Van Geyt vertelt dat de zone al geruime tijd met Notula werkt, maar dat er aanvankelijk wat onduidelijkheid was over de nieuwste versie en de verschillen met eerdere versies. “De look en functies veranderen regelmatig, maar het principe blijft hetzelfde. Toch is het belangrijk om bij te leren over de nieuwe mogelijkheden,” vertelt Kim. In november volgt ze daarom een opleiding over gebruikersbeheer en de nieuwste functies binnen Notula.

Vergaderingen en Besluiten: Efficiëntie door Digitalisering

Binnen de politiezone worden onder meer het politiecollege en de politieraad beheerd via Notula. De software wordt gebruikt voor het opstellen van agenda’s, het toevoegen van beslissingen en het notuleren van vergaderingen.

Het gebruik van Notula heeft de manier waarop documenten worden georganiseerd en gedeeld volledig veranderd. Waar vroeger nog in Word-documenten werd gewerkt, is nu alles digitaal en centraal opgeslagen. “Vroeger was het een hele zoektocht om oude beslissingen terug te vinden. Nu kunnen we alles snel opzoeken via de zoekfunctie in Notula,” legt Kim uit.

Daarnaast maakt het systeem samenwerking tussen medewerkers veel eenvoudiger. “Als ik afwezig ben, kan mijn vervanger perfect verderwerken, want ze heeft dezelfde toegang tot alle dossiers. Alles wordt automatisch bewaard en bijgehouden. Dat maakt ons werk veel efficiënter.”

Een Centraal Geheugen voor de Zone

Een van de grootste voordelen van Notula is de mogelijkheid om historische informatie makkelijk te raadplegen. Binnen Politiezone AMOW worden bijvoorbeeld beslissingen rond aankopen, personeelszaken en logistiek allemaal in Notula geregistreerd. Hierdoor kunnen medewerkers snel terugkijken naar eerdere dossiers en beslissingen.

Kim vertelt: “Onze personeelsdienst heeft bijvoorbeeld een nieuwe directeur. Dankzij Notula kan hij meteen alles van vroeger terugvinden en vergelijken met de huidige werking. Dat maakt het inwerken en opvolgen veel eenvoudiger.”

Ook haar eigen dienst logistiek haalt voordeel uit het systeem. “Mijn medewerkers bereiden beslissingen over aankopen voor in Notula, ik controleer die, en alles wordt automatisch bewaard. Zelfs na tien jaar kun je nog terugvinden waarom iets werd beslist. Dat is enorm handig.”

Sjablonen en Toegangsbeheer: Structuur en Veiligheid

Politiezone AMOW werkt met vaste sjablonen binnen Notula, die afgestemd zijn op de verschillende organen zoals het politiecollege en de politieraad. Deze sjablonen bevatten standaardinformatie – zoals de naam en oprichtingsdatum van de politiezone – zodat die niet telkens opnieuw hoeft te worden ingevoerd. “Dat bespaart tijd en voorkomt fouten,” zegt Kim.

Daarnaast biedt Notula de mogelijkheid om nauwkeurig te bepalen wie toegang heeft tot welke documenten. “We kunnen medewerkers, raadsleden en burgemeesters toegang geven tot de documenten die zij nodig hebben, zonder dat ze alles kunnen zien. Dat is veilig én efficiënt,” legt ze uit.

Momenteel worden agenda’s en notulen nog vaak via e-mail verspreid, maar Kim wil dat in de toekomst verder digitaliseren. “Raadsleden worden jonger en zijn digitaler ingesteld. Ze verwachten dat ze documenten online kunnen raadplegen. Met Notula kunnen we dat perfect organiseren. Dat zal veel tijd besparen.”

De Toekomst: Blijven Optimaliseren

Hoewel Notula al jaren deel uitmaakt van de werking bij Politiezone AMOW, ziet Kim nog heel wat potentieel om het systeem nog beter te benutten. “Je werkt jarenlang op dezelfde manier, en dan vergeet je soms dat het systeem nog meer kan. Daarom ben ik blij dat ik de opleiding ga volgen – om te ontdekken wat we nog efficiënter kunnen doen.”

Een van de functies die ze verder wil onderzoeken, zijn parameters: instellingen waarmee vergelijkbare besluiten snel in bulk kunnen worden aangemaakt. Dat kan vooral bij terugkerende thema’s, zoals aankopen of personeelsbesluiten, veel tijd besparen.

Tips voor Andere Politiezones

Kim Van Geyt raadt andere politiezones sterk aan om de overstap naar Notula te maken. “Ik weet dat er nog zones zijn die met Word of Excel werken. Maar als je alles op één plek kunt bewaren, toegankelijk voor meerdere gebruikers, is dat een wereld van verschil. Het is sneller, overzichtelijker en veel veiliger.”

Ze benadrukt dat de overstap niet alleen een technologische verbetering is, maar ook een mentaliteitsverandering. “Digitalisering hoort bij de toekomst. Je kunt bijna niet meer zonder.”

De ervaring van Politiezone AMOW met Notula toont aan hoe digitalisering de werking van lokale besturen kan transformeren. Van een rommelig archief in Word naar een centraal, doorzoekbaar en gedeeld systeem – Notula biedt overzicht, tijdswinst en samenwerking op een hoger niveau.

“Dankzij Notula kunnen we efficiënter werken, sneller informatie terugvinden en beter samenwerken,” besluit Kim Van Geyt, Politiesecretaris bij Politiezone AMOW. “Het is een investering die zich elke dag opnieuw terugbetaalt.”