Onlangs gingen we langs bij Sara Casteur, Algemeen directeur bij Woonsprong.
Zij werken sinds enige tijd met Notula en daar wou Sara graag een woordje over kwijt! Bekijk zeker de video of lees ons artikel.
Woonsprong is ontstaan uit de fusie van vijf verschillende woonactoren: drie sociale huisvestingsmaatschappijen en twee SVK’s. Een ambitieuze samensmelting die nieuwe uitdagingen met zich meebracht – vooral op vlak van communicatie en besluitvorming binnen de Raad van Bestuur.
Eén fusie, vijf manieren van werken
Zoals Sarah Casteur, Algemeen Directeur van Woonsprong, toelicht:
“We stelden vast dat de vijf woonactoren allemaal op een andere manier agendapunten opstelden en rapporteerden naar de Raad van Bestuur.”
Er was geen uniformiteit: iedereen had een eigen manier van notuleren, delen van informatie en bepalen wie toegang had tot welke stukken. Dat zorgde voor verwarring en inefficiëntie. Discussies over wat wel of niet gedeeld moest worden met de Raad van Bestuur en hoe een goed agendapunt of verslag eruit moest zien, kwamen vaak terug.
Notula als oplossing
Woonsprong ging op zoek naar een oplossing om deze wildgroei aan werkwijzen aan te pakken – en kwam terecht bij Notula, een tool die specifiek ontworpen is om structuur te brengen in vergaderbeheer.
“Wat voor ons heel belangrijk was, is dat het een intuïtieve en gebruiksvriendelijke tool is,” zegt Casteur.
Notula gaf Woonsprong de mogelijkheid om:
- agendapunten uniform op te stellen
- verslagen centraal te beheren
- duidelijk af te bakenen wie toegang heeft tot welke informatie
- beslissingen transparant en gestructureerd te documenteren
Resultaat: rust en duidelijkheid
Sinds de implementatie van Notula is de besluitvorming binnen Woonsprong een stuk overzichtelijker geworden. Sarah Casteur vat het mooi samen:
“We zijn ervan overtuigd dat we nu een goed systeem hebben waarin alles geborgd wordt.”
Voor Woonsprong betekende Notula niet zomaar een digitale tool, maar een cruciale partner in hun groeiproces als gefuseerde organisatie. Het bood niet alleen structuur, maar ook rust.
Bekijk hier de video!
