In een recent interview spraken we met Jessica Brebels, een medewerker van het bestuur van Hamont-Achel, over hun ervaringen met de Smartloket module Subsidies. Deze module heeft als doel om het subsidieproces te digitaliseren en vereenvoudigen. Jessica deelt haar inzichten over de implementatie, de samenwerking met Green Valley en de impact van deze module op hun organisatie.
Neem zeker contact met ons op om meer info te krijgen over de module Smartloket Subsidies!
Van onzekerheid naar zelfvertrouwen
Jessica begon haar functie in Hamont-Achel met beperkte kennis over het subsidieproces. Samen met haar collega Ine volgde ze een opleiding van Michiel van Green Valley, wat hen hielp om de basisprincipes van de module te begrijpen. “We hebben heel veel teruggekeken naar de opleiding en met veel vragen gezeten”, zegt ze. Tijdens dit proces stuitten ze op verschillende problemen, maar met de hulp van Michiel konden ze deze obstakels overwinnen en zelf aan de slag gaan.
De samenwerking met Michiel werd als zeer positief ervaren. “Als ik hem een e-mail stuurde, kreeg ik dezelfde dag nog antwoord.” “Hij hielp ons met duidelijke stappenplannen, zodat we het de volgende keer zelf konden doen”, legt Jessica uit.
Eenvoudige workflows creëren
Een van de grootste uitdagingen die Jessica en haar team tegenkwamen, was de complexiteit van sommige subsidieprocedures. Ze leerden al snel dat het belangrijk was om de subsidieflows zo eenvoudig mogelijk te houden. “We hebben geprobeerd om onze flows niet te moeilijk te maken, want anders kan niemand er meer uitkomen,” zegt ze. Dit inzicht leidde tot het creëren van eenvoudigere workflows en sub-workflows, wat het proces voor zowel de aanvragers als de medewerkers vergemakkelijkte.
Een voorbeeld hiervan is de subsidie voor buurtwerking, die inmiddels goed wordt toegepast. Jessica legt uit hoe deze aanvraagprocedure is opgebouwd: “Als iemand een aanvraag indient, zijn er drie mogelijkheden: het kan worden goedgekeurd, er kan om aanvullende informatie worden gevraagd, of het kan worden geannuleerd.” Deze aanpak zorgt ervoor dat er minder ruimte is voor fouten en dat aanvragen sneller worden verwerkt.
De impact van digitalisering
Jessica benadrukt de voordelen van de digitalisering van het subsidieproces. “We proberen zoveel mogelijk subsidies te digitaliseren, zodat alles centraal staat.” “Dit bespaart tijd en maakt het werk makkelijker voor onze collega’s,” legt ze uit. De automatisering van e-mails en meldingen zorgt ervoor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken, wat hen in staat stelt zich te concentreren op andere belangrijke taken.
Toch zijn er ook uitdagingen. Jessica wijst op de vergrijzing in de bevolking van Hamont-Achel en de noodzaak om ook oudere inwoners mee te nemen in dit digitale proces. “Het is belangrijk dat we zowel de jongere als de oudere generatie ondersteunen.” “Niet iedereen kan zich aanpassen aan de digitale wereld, en daar moeten we als openbaar bestuur rekening mee houden,” zegt ze.
Toekomstvisie
Jessica kijkt met vertrouwen naar de toekomst van het subsidieproces binnen Hamont-Achel. “We zijn nog bezig met het optimaliseren van onze workflows en het digitaliseren van andere subsidies. Het is een proces dat tijd kost, maar de voordelen zijn duidelijk.”
In samenspraak met Michiel van Green Valley blijven ze werken aan verbeteringen en aanpassingen, zodat de module blijft voldoen aan de behoeften van de gemeente en haar inwoners.
Conclusie
Het interview met Jessica biedt een waardevol inzicht in de implementatie van onze module Subsidies bij het bestuur van Hamont-Achel. Haar ervaringen benadrukken het belang van samenwerking, eenvoud in processen en de noodzaak om zowel jongere als oudere generaties mee te nemen in de digitale transformatie. De ontwikkeling van een efficiënte en gebruiksvriendelijke subsidieaanvraag procedure kan niet alleen de werklast van medewerkers verlichten, maar ook de toegankelijkheid voor inwoners verbeteren.
