Contactmomentenbeheer

"Contactmomenten centraliseren in een virtuele postkamer"

  • Eén proces voor fysieke en elektronische communicatie 
  • Snellere responstijden op klantvragen 
  • Actuele inzage in de status van een contactmoment 
  • Vertrouwde (taak)omgeving voor 2de lijns medewerkers 
  • Efficiënte digitale archivering 

Met het contactmomentbeheersysteem kan je inkomende en uitgaande contactmomenten (briefwisseling, e-mails, telefoongesprekken, …) registreren en volledig automatisch digitaal distribueren en archiveren. Alle contactmomenten en hun actuele status zijn direct inzichtelijk.  

Verzamelen, registeren, verdelen

Verzamelen, registreren, verdelen 

Inkomende contactmomenten worden verzameld en geregistreerd in het systeem. Poststukken worden bij binnenkomst gescand en ingelezen in de toepassing, e-mailboxen worden automatisch uitgelezen, …

Ook contactmomenten via sociale media, aan de balie, … kunnen worden geregistreerd.

Elk contactmoment kan binnen de toepassing voorzien worden van een aantal kenmerken. Je bepaalt zelf welke metadata je wilt verzamelen.

Contactmomenten kunnen in digitale vorm gedistribueerd worden naar de juiste diensten om verdere opvolging te garanderen. 

 

Procesgestuurd beantwoorden

Procesgestuurd beantwoorden 

Wanneer een contactmoment gedistribueerd is, kan op elk type contactmoment hetzelfde proces toegepast worden.

Zo wordt elke klantvraag, ongeacht de wijze waarop deze binnenkomt, via dezelfde uniforme procedure afgehandeld:

  • een zaak opstarten in het zaaksysteem;
  • een antwoordbrief of –e-mail genereren;
  • ...

Documenten die geproduceerd worden tijdens het proces worden automatisch vastgelegd.

 

Digitaal archief

Digitaal archief

Alle documenten en bijhorende kenmerken van contactmomenten met jouw doelgroep blijven beschikbaar binnen een digitaal archief. Vanuit dit digitaal archief kan je een postregister samenstellen.

Via een uitgebreide zoekfunctie krijgt elke medewerker (mits de juiste  rechten) inzage in de verschillende contactmomenten en hun actuele status. Het archief kan doorzocht worden op

  • onderwerp
  • aard
  • correspondent
  • ...