De stad Peer is sinds kort gestart met onze module Confidesk Contractbeheer. Hoewel de implementatie nog maar pas achter de rug is, ziet men nu al duidelijke voordelen: meer structuur, betere taakverdeling en vooral minder afhankelijkheid van één centrale beheerder.
Van centraal naar gedeeld beheer
Tot voor kort verliep contractbeheer in Peer sterk centraal. Eén persoon gaf de contracten in en volgde ze op. Dat bleek in de praktijk te kwetsbaar. Met Confidesk kunnen contracten nu toegewezen worden aan teams in plaats van aan individuen. Zo blijft kennis behouden, ook wanneer iemand afwezig is of de organisatie verlaat.
Valérie Monten, teamverantwoordelijke Bestuurszaken bij Stad Peer, legt uit: “Het systeem laat toe om taken door te sturen naar teams. Wanneer een taak afgerond is, komt die automatisch terug bij de beheerder. Dat zorgt voor continuïteit en veiligheid in de opvolging.”
Grondige voorbereiding loont
De implementatie verliep vlot, mede dankzij een intensieve testfase. Peer nam uitgebreid de tijd om sjablonen door te nemen, meldingen te configureren en procedures uit te schrijven.
Valérie Monten: “We wilden vermijden dat we honderden contracten dubbel moesten ingeven. Daarom hebben we vooraf goed nagedacht: wie krijgt welke melding, wat gebeurt er bij afloop van een contract, hoe gaan we om met contracten die over legislaturen heen lopen?”
Die aanpak bleek de juiste. Dankzij de nauwe samenwerking met Green Valley-consultant Sanne en de betrokkenheid van zowel het bestuur als de ICT-afdeling, kon het systeem optimaal worden afgestemd op de noden van Peer.
Eerste ervaringen en voordelen
De stad ziet nu al verschillende voordelen:
- Automatisering van taken: meldingen over borgstellingen, indexaties of einde legislatuur worden automatisch naar de juiste diensten gestuurd.
- Zichtbaarheid: alle contracten zijn centraal raadpleegbaar zonder dat gebruikers er wijzigingen in kunnen aanbrengen.
- Eigenaarschap per team: contracten worden toegewezen aan teams, waardoor verantwoordelijkheden helder zijn.
- Rollen in plaats van personen: taken zijn gekoppeld aan functies, zodat overdracht eenvoudig blijft.
Toekomst en verbeterpunten
Hoewel de basis goed staat, zijn er nog wensen. Zo hoopt Peer op nog meer automatisering binnen de sjablonen en meldingen, zodat standaardtaken nog sneller ingesteld kunnen worden. Ook wil men het gebruik van dashboards en widgets verder verkennen, om de opvolging nóg efficiënter te maken. Er is samen met Green Valley Belgium dus zeker nog ruimte om uit te breiden.
Advies voor andere besturen
Valérie Monten raadt collega-besturen vooral aan om voldoende tijd te nemen voor voorbereiding en testen:
“Elk contract is anders. Denk vooraf goed na over meldingen en opvolging. Als je dat helder hebt, kan de implementatie heel vlot verlopen.”
Positieve balans
De conclusie van Peer is duidelijk: de overstap naar Confidesk Contractbeheer is een positieve stap.
Valérie Monten besluit: “De implementatie vroeg inspanning, maar levert een stevig fundament voor professioneel en toekomstgericht contractbeheer.”
