In het Limburgse Herk-de-Stad, een stad met ongeveer 12.750 inwoners, heeft het bestuur opmerkelijke stappen gezet om digitale dienstverlening te omarmen. In een gesprek met Alain Steenaerts, verantwoordelijke voor de Dienst Burgerzaken, vertelt hij waarom Herk-de-Stad al in 2006 koos voor een digitaal loket. Toen stond de digitale dienstverlening nog in haar kinderschoenen. Tegenwoordig werkt de afdeling Burgerzaken van Herk-de-Stad al een aantal jaren met SmartLoket, met de modules Papieren en attesten, Adreswijziging, Reistoelating minderjarige en Meldingen. In dit klantverhaal vertelt Alain Steenaerts waarom Herk-de-Stad zo sterk heeft ingezet op digitalisering. Hij schetst de voordelen van SmartLoket, zowel voor de burger als voor de administratie. Samen duiken we in de visie en toekomst van digitale overheden.
Een digitaal loket
In 2006 zette Herk-de-Stad al stappen richting een digitaal loket, wat samen viel met de introductie van de elektronische identiteitskaart (eID). Hoewel de mogelijkheden toen nog beperkt waren en het proces niet altijd even gebruiksvriendelijk, omarmde het bestuur de visie van de digitalisering.
Terugkijkend op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren, zien we dat digitale dienstverlening in steden en gemeenten een aanzienlijke vooruitgang heeft geboekt. De doorbraak kwam met de introductie van itsme, die het identificatieproces vereenvoudigde en de burger vertrouwd maakte met dienstverlening via smartphones.
Efficiënter werken op de dienst Burgerzaken
De afdeling Burgerzaken van Herk-de-Stad werkt met verschillende modules van SmartLoket, waaronder Papieren en attesten, Adreswijzijging en Reistoelating minderjarige.
Maar waarom heeft Herk-de-Stad ervoor gekozen om te digitaliseren? De kernvraag was: is er nog behoefte aan persoonlijk contact voor zaken als het aanvragen van een attest, het doorgeven van een adreswijzigingen of het aanvragen van een reistoelating voor een minderjarige? Met de beleidsnota als leidraad en in lijn met de visie van digitalisering van steden en gemeenten, begon de stad kritisch te kijken naar haar takenpakket. “Voor welke (aan)vragen of afspraken is een fysieke afspraak echt nodig? En kunnen we, door een aantal aanvragen te digitaliseren, onze dienstverlening en persoonlijke aanpak verbeteren?” dat zijn enkele van de vragen die ze zich gesteld hebben in Herk-de-Stad.
Voordelen voor burger en bestuur
De voordelen van de digitale transformatie in Herk-de-Stad zijn aanzienlijk, zowel voor de burger als voor de administratie:
- Voor de burger: De inwoners van Herk-de-Stad hoeven niet langer fysiek langs te komen voor alledaagse zaken zoals het aanvragen van een papier of attest of het doorgeven van een adreswijziging. Ze worden automatisch op de hoogte gehouden van de voortgang van hun aanvragen, wat opnieuw tijd en kosten bespaart.
- Voor het Bestuur: SmartLoket is gebruiksvriendelijk en gestructureerd. De toepassing kan rechtstreeks informatie uitwisselen met andere back-office software en we behouden de volledige historiek van alle aanvragen. Dankzij de digitalisering kan het team met minder mensen meer werk verzetten, terwijl de dienstverlening verbetert én er tijd vrijkomt voor andere, specifieke taken.
Hoge adoptiegraad en tevredenheid
De adoptiegraad van SmartLoket in Herk-de-Stad is hoog. Maar liefst 80% van de aanvragen voor adreswijzigingen verloopt nu digitaal. De inwoners besparen zowel tijd als kosten, terwijl het bestuur efficiënter kan werken. Alain Steenaerts is zeer tevreden over deze samenwerking, omdat de software van Green Valley Belgium eenvoudig, gebruiksvriendelijk, innovatief en dynamisch is. De software werkt uitstekend en zonder noemenswaardige problemen, waardoor de administratie haar inspanningen kan richten op verdere verbeteringen.
In de toekomst kijkt Herk-de-Stad uit naar verdere innovaties en digitalisering. Alain Steenaerts gelooft dat dit de norm zal worden. Het pad van digitalisering is niet zonder uitdagingen, maar de voordelen wegen zwaarder dan de investeringen.
