Sinds december 2021 werkt het directiecomité van UZ Leuven met Notula. Op het eerste zicht geen voor de hand liggende keuze, omdat Notula meer op de leest geschoeid is van steden en gemeenten. “Het heeft wel wat inspanningen gekost om het systeem te moduleren naar onze noden en verwachtingen. Zowel van onze kant als van Green Valley Belgium” vertelt Miek Peeters, algemeen secretaris bij UZ Leuven. “Maar nu kunnen we toch wel zeggen dat het heel goed loopt. We werken intussen zo’n negental maanden met Notula en we merken al heel duidelijk dat het systeem rendeert. Het digitaal archief wordt stilaan opgevuld en het opzoekwerk loopt al veel eenvoudiger. Dat was ook het grootste pijnpunt van onze oude werkwijze.”
Opzoekwerk vereenvoudigen dankzij een digitaal archief
UZ Leuven is een grote organisatie met meer dan 10 000 werknemers. Vroeger werd er met Google Drive gewerkt voor het agenderen en notuleren van het wekelijkse directiecomité. De secretaresse ontving alle agendapunten en bijlagen via e-mail. Op basis hiervan werd er een google drive document aangemaakt per zitting. “Als je weet dat het gaat over dossiers van enkele honderden pagina’s per week,” vertelt Miek Peeters, “waarbij alle agendapunten plus bijlagen manueel in de google drive map gezet moeten worden, dan kan je je wel voorstellen hoe tijdrovend dit was.”
Na de vergadering werd er uiteraard ook een verslag gemaakt. Opnieuw enkele pagina’s, in een apart word-document. Het resultaat na een aantal jaren wordt al snel duidelijk. Duizenden pagina’s met dossiers van het directiecomité met telkens een apart verslag. Probeer daar maar eens snel iets in op te zoeken!
“Stel je voor dat je de vraag kreeg om iets op zoeken over een specifiek onderwerp, laten we het maar even XYZ noemen, dat ooit in het directiecomité in 2001 besproken werd. Om dit op te zoeken moest de secretaresse al die verslagen één voor één openen, om telkens te zoeken naar XYZ. Dat was echt onbegonnen werk!” verduidelijkt Miek Peeters.
Enorme tijdswinst
Dankzij Notula kan het directiecomité van het UZ Leuven nu veel korter op de bal spelen. Het volledige proces loopt nu in Notula, wat resulteert in een enorme tijdswinst en efficiëntie-verhoging. Waar vroeger iedereen zijn of haar agendapunten doorstuurde via e-mail naar de secretaresse, worden deze nu rechtstreeks in Notula ingediend. De vergaderingen van het directiecomité worden op maandag ingepland. Agendapunten kunnen tot donderdagmiddag 14u ingediend worden. Hierna heeft het betrokken directielid nog even de tijd om de dossiers te valideren. Op vrijdag wordt het ontwerp van de agenda besproken met de gedelegeerd bestuurder, waarna de finale agenda uitgestuurd wordt aan het voltallige directiecomité, klaar om maandag te vergaderen.
Indieningsproces efficiënter en automatische feedback
Na de vergadering van het directiecomité bereidt Miek Peeters het ontwerpverslag voor, opnieuw rechtstreeks in Notula. De goedkeuring van dit ontwerpverslag verschijnt als eerste agendapunt op de volgende vergadering. Als er bemerkingen zijn worden deze genoteerd in Notula waarna de week erna het verslag definitief wordt goedgekeurd. Zodra dat gebeurd is, worden de notulen vrijgegeven en krijgt de collega die een dossier heeft ingediend automatisch het verslag van zijn agendapunt in zijn of haar mailbox. Dat is een enorme verbetering, want vroeger gebeurde dit niet. En dat wordt enorm geapprecieerd.
Absoluut tevreden
“Het team van Green Valley Belgium kent het systeem door en door, ze communiceren transparant en hebben een hands-on mentaliteit. Helemaal wat wij nodig hadden. We zijn dan ook zeer tevreden over zowel de software Notula als de samenwerking met Green Valley Belgium” vertel Miek Peeters enthousiast. “Er wordt ook echt meegedacht en gezocht naar oplossingen. Dat is voor ons een echte meerwaarde. Onze feedback wordt ook meegenomen als verbeterpunt voor de volgende versies van Notula. Zo dragen wij als klant bij aan de verdere ontwikkeling van het product” concludeert Miek Peeters.
https://www.uzleuven.be/nl
