Nieuws

Gemeente Beveren digitaliseert dienstverlening met SmartLoket, Notula én ConfiDesk

Voor Beveren is Green Valley Belgium zonder twijfel dé partner in digitaal werken. De gemeente telt zo’n 50.000 inwoners en 8 deelgemeenten. De 250 personeelsleden van dit bestuur doen intussen dagelijks beroep op SmartLoket, Notula én ConfiDesk van Green Valley Belgium. Sinds de start van de samenwerking in 2014, werd de dienstverlening naar de burgers, ondernemingen en organisaties stap voor stap gedigitaliseerd. 

Een zaaksysteem voor Beveren

Ilse Smeets, ICT -Expert bij Gemeente Beveren, licht toe hoe het allemaal begon: “Deze succesvolle samenwerking met Green Valley Belgium is gestart in 2014, na een externe audit. De verschillende diensten werkten nog in silo’s, ieder met zijn eigen werkwijze, losse Excel files en stapels kopieën voor de bijhorende dossiers. Van een centraal systeem was er nog geen sprake.”

Tijdens een audit door een externe firma werd de toekomstvisie van de gemeente Beveren omschreven. Hierna startte de zoektocht naar een partner voor de implementatie van dat centrale zaaksysteem. Verschillende oplossingen en aanbieders werden overwogen, op basis van een uitgebreid lastenboek. Maar eind 2014 viel de keuze op Green Valley Belgium. De gemeente Beveren koos ervoor om hun processen volledig op maat te modelleren met SmartLoket. 

SmartLoket is een bouwdoos, gevuld met bouwstenen, waarmee je zelf aan de slag kan. Door gebruik te maken van de verschillende bouwstenen kan je aanvragen digitaliseren in een zaaksysteem. Je medewerkers behandelen deze aanvragen via vooraf gedefinieerde processtappen, hierdoor wordt alle informatie verzameld in één digitaal dossier. Je kan de voortgang van de aanvragen registreren en bewaken. Bovendien kan je de aanvrager eenvoudig informeren over de status van de behandeling.

Stap voor stap digitaliseren

“Na de succesvolle implementatie van de gemodelleerde processen voor premies en meldingen in SmartLoket, werd de volgende stap in de digitalisering duidelijk: het besluitvormingsproces. Na een uitgebreid selectieproces viel de keuze op Notula” verduidelijkt Ilse. 

Met Notula worden de voorbereidingen voor de vergaderingen gestroomlijnd én er wordt efficiënter samengewerkt. De agenda is gedigitaliseerd zodat vergaderleden en bestuurders altijd de juiste informatie ter beschikking hebben. De perfecte oplossing voor de noden van de gemeente Beveren. 

Intussen werkt Beveren ook met ConfiDesk – Contactmomentenbeheer om de inkomende en uitgaande communicatie te optimaliseren. Hiermee beheer je alle inkomende en uitgaande post op één centrale plaats. Je kan deze digitaal opvolgen en verdelen naar de verantwoordelijke dienst of persoon. 

Weerstand bij verandering

“Zoals in zovele verandertrajecten was er eerst wel wat weerstand. Het personeel kende de software van Green Valley Belgium niet. Ze waren in eerste instantie kritisch. Maar dat is snel omgeslagen! Nu zitten we in de omgekeerde situatie, intussen kent iedereen het team én de oplossingen van Green Valley Belgium. En nu begint iedereen, over de verschillende afdelingen heen, de voordelen van het systeem te zien. Collega’s komen constant vragen of we ook andere processen kunnen implementeren. Het resultaat is dat we de vraag nog amper kunnen bijhouden!” vertelt Ilse. Omwille van de grote vraag naar processen kwam Florence De Laet als procesbeheerder het Mid-office team in 2018 versterken.  

Overheden van de toekomst

Beveren kan zich met recht en reden één van vooruitstrevende overheden van de toekomst noemen. Intussen werden er zo’n 43 processen gedigitaliseerd, en dat aantal blijft steeds groeien! 

“De belangrijkste voordelen van dit nieuwe systeem zijn voor ons heel duidelijk. De software van Green Valley Belgium is gebruiksvriendelijk én de digitaliseringsmogelijkheden zijn bijzonder uitgebreid. Koppelingen met bijvoorbeeld ons CRM-systeem, handtekenplatform en een aantal andere applicaties, zoals de boekhouding, zijn geen enkel probleem. En de samenwerking met het team van Green Valley Belgium, dat is de kers op de taart!” vat Ilse het voor ons samen.

Het nieuwe Verenigingsloket, krachtig verbonden met SmartLoket en CSderden

Het nieuwe Verenigingsloket, krachtig verbonden met SmartLoket en CSderden

Op 30 januari werd een eerste versie van het Verenigingsloket officieel gelanceerd. Green Valley Belgium is er trots op om deel uit te maken van dit nieuwe initiatief van de Vlaamse overheid. De gemeente Beveren is, met SmartLoket als pilootproject, één van de eerste steden en gemeenten in Vlaanderen die live is gegaan op dit platform. 

Herk-de-Stad optimaliseert dienstverlening burgerzaken met SmartLoket 

Herk-de-Stad optimaliseert dienstverlening burgerzaken met SmartLoket 

In het Limburgse Herk-de-Stad, een stad met ongeveer 12.750 inwoners, heeft het bestuur opmerkelijke stappen gezet om digitale dienstverlening te omarmen. In een gesprek met Alain Steenaerts, verantwoordelijke voor de Dienst Burgerzaken, vertelt hij waarom Herk-de-Stad met SmartLoket zo sterk heeft ingezet op digitalisering.

Green Valley Belgium lanceert digitaal ondernemersloket

Green Valley Belgium lanceert digitaal ondernemersloket

Een ondernemer heeft heel wat administratieve formaliteiten waaraan voldaan moet worden. Met SmartLoket – Ondernemen verloopt dit voortaan volledig digitaal.  Zowel start-ups als gevestigde ondernemers kunnen hier vergunningen, machtigingen, toelatingen e.d. digitaal aanvragen.

Week van de webinar – van 24 april tot en met 27 April

Week van de webinar – van 24 april tot en met 27 April

Green Valley Belgium organiseert een week gevuld met interessante webinars en jij kan er bij zijn! Van maandag 24 april tot en met donderdag 27 april zoomen we in op verschillende onderwerpen rond SmartLoket. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van een bepaalde module? We hebben maar liefst 7 onderwerpen en 17 sessies ingepland voor jou tijdens onze week van de webinar. 

Webinar SmartLoket – Ondernemen

Webinar SmartLoket – Ondernemen

Op donderdag 27/04/2023 organiseert Green Valley Belgium een webinar over SmartLoket – Ondernemen. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van dit digitale loket voor ondernemers? Schrijf je meteen in voor dit webinar!

Ook interesse in SmartLoket?

Wij komen graag bij u langs voor een vrijblijvende demo.