Voor Beveren is Green Valley Belgium zonder twijfel dé partner in digitaal werken. De gemeente telt zo’n 50.000 inwoners en 8 deelgemeenten. De 250 personeelsleden van dit bestuur doen intussen dagelijks beroep op SmartLoket, Notula én ConfiDesk van Green Valley Belgium. Sinds de start van de samenwerking in 2014, werd de dienstverlening naar de burgers, ondernemingen en organisaties stap voor stap gedigitaliseerd.
Een zaaksysteem voor Beveren
Ilse Smeets, ICT -Expert bij Gemeente Beveren, licht toe hoe het allemaal begon: “Deze succesvolle samenwerking met Green Valley Belgium is gestart in 2014, na een externe audit. De verschillende diensten werkten nog in silo’s, ieder met zijn eigen werkwijze, losse Excel files en stapels kopieën voor de bijhorende dossiers. Van een centraal systeem was er nog geen sprake.”
Tijdens een audit door een externe firma werd de toekomstvisie van de gemeente Beveren omschreven. Hierna startte de zoektocht naar een partner voor de implementatie van dat centrale zaaksysteem. Verschillende oplossingen en aanbieders werden overwogen, op basis van een uitgebreid lastenboek. Maar eind 2014 viel de keuze op Green Valley Belgium. De gemeente Beveren koos ervoor om hun processen volledig op maat te modelleren met SmartLoket.
SmartLoket is een bouwdoos, gevuld met bouwstenen, waarmee je zelf aan de slag kan. Door gebruik te maken van de verschillende bouwstenen kan je aanvragen digitaliseren in een zaaksysteem. Je medewerkers behandelen deze aanvragen via vooraf gedefinieerde processtappen, hierdoor wordt alle informatie verzameld in één digitaal dossier. Je kan de voortgang van de aanvragen registreren en bewaken. Bovendien kan je de aanvrager eenvoudig informeren over de status van de behandeling.
Stap voor stap digitaliseren
“Na de succesvolle implementatie van de gemodelleerde processen voor premies en meldingen in SmartLoket, werd de volgende stap in de digitalisering duidelijk: het besluitvormingsproces. Na een uitgebreid selectieproces viel de keuze op Notula” verduidelijkt Ilse.
Met Notula worden de voorbereidingen voor de vergaderingen gestroomlijnd én er wordt efficiënter samengewerkt. De agenda is gedigitaliseerd zodat vergaderleden en bestuurders altijd de juiste informatie ter beschikking hebben. De perfecte oplossing voor de noden van de gemeente Beveren.
Intussen werkt Beveren ook met ConfiDesk – Contactmomentenbeheer om de inkomende en uitgaande communicatie te optimaliseren. Hiermee beheer je alle inkomende en uitgaande post op één centrale plaats. Je kan deze digitaal opvolgen en verdelen naar de verantwoordelijke dienst of persoon.
Weerstand bij verandering
“Zoals in zovele verandertrajecten was er eerst wel wat weerstand. Het personeel kende de software van Green Valley Belgium niet. Ze waren in eerste instantie kritisch. Maar dat is snel omgeslagen! Nu zitten we in de omgekeerde situatie, intussen kent iedereen het team én de oplossingen van Green Valley Belgium. En nu begint iedereen, over de verschillende afdelingen heen, de voordelen van het systeem te zien. Collega’s komen constant vragen of we ook andere processen kunnen implementeren. Het resultaat is dat we de vraag nog amper kunnen bijhouden!” vertelt Ilse. Omwille van de grote vraag naar processen kwam Florence De Laet als procesbeheerder het Mid-office team in 2018 versterken.
Overheden van de toekomst
Beveren kan zich met recht en reden één van vooruitstrevende overheden van de toekomst noemen. Intussen werden er zo’n 43 processen gedigitaliseerd, en dat aantal blijft steeds groeien!
“De belangrijkste voordelen van dit nieuwe systeem zijn voor ons heel duidelijk. De software van Green Valley Belgium is gebruiksvriendelijk én de digitaliseringsmogelijkheden zijn bijzonder uitgebreid. Koppelingen met bijvoorbeeld ons CRM-systeem, handtekenplatform en een aantal andere applicaties, zoals de boekhouding, zijn geen enkel probleem. En de samenwerking met het team van Green Valley Belgium, dat is de kers op de taart!” vat Ilse het voor ons samen.
