Toen Stijn Schoors van de gemeente Westerlo in 2019 startte aan een behoefteanalyse voor de postregistratietoepassing was dat vooral vanuit de noden van de business. Er werd al gewerkt met een eigen ontwikkelde tool, maar deze was qua functionaliteit zeer beperkt en ook qua stabiliteit voldeed het systeem absoluut niet meer. De nood aan een professionele oplossing werd duidelijk. De verouderde software was niet meegegroeid met de organisatie en begon steeds meer problemen te veroorzaken. Westerlo wilde alle communicatie zo digitaal mogelijk verwerken en koos voor ConfiDesk – Contactmomentenbeheer van Green Valley Belgium om dit te realiseren.
Digitale communicatie als ultieme doel
Dat zelf bouwen geen optie was voor de gemeente Westerlo, dat werd al snel duidelijk. Na een uitgebreide marktstudie werd er een procedure gestart om op zoek te gaan naar een nieuw postregistratiesysteem. De processen met betrekking tot de inkomende en uitgaande communicatie van de gemeente Westerlo zoveel mogelijk optimaliseren en daarbij alle communicatie (zowel inkomend als uitgaand) zo digitaal mogelijk verwerken. Dat was het ultieme doel voor de gemeente Westerlo.
Postregistratiesysteem 2.0
Tijdens de procedure heeft Westerlo verschillende oplossingen en partners overwogen. Stijn Schoors verduidelijkt waarom de keuze viel op ConfiDesk – Contactmomentenbeheer van Green Valley Belgium. “Vanuit de organisatie werd de nood aan een professionele oplossing duidelijk, de verouderde software begon steeds meer problemen te veroorzaken. We vonden in ConfiDesk een professionele oplossing met alle functionaliteiten die wij nodig hadden. En een flexibel licentiemodel, dat heeft ook meegespeeld in onze beslissing. We werkten bovendien al met Notula, en waren ook zeer tevreden over de samenwerking en de ondersteuning van Green Valley Belgium,” aldus Schoors.
Hoe het postregistratieproces in Westerlo nu loopt? De post komt nog steeds op papier binnen. De postmeester digitaliseert en verdeelt deze naar de virtuele postvakken van de desbetreffende diensten. Hier kan deze behandeld en uiteindelijk afgehandeld worden. Zo blijft het inzicht in de status van de brief behouden. Het beantwoorden en zelfs de ondertekening van deze uitgaande brief gebeurt nu volledig digitaal. Een grote tijdswinst voor de administratie en de ondertekenaar.
Schoors verduidelijkt dat dit niet het enige pluspunt is, er zijn er nog veel meer. De zoekfunctie is ook een belangrijk voordeel. “Nu kunnen we eenvoudig de historiek van onze brieven terugvinden. Zelfs in de inhoud kan nu volledig digitaal gezocht worden, ook over de verschillende diensten heen.” Meer inzicht en sneller kunnen schakelen. Dat kan de dienstverlening en communicatie van de gemeente Westerlo alleen maar ten goede komen. “Ook het versturen van brieven in bulk en deze digitaal ondertekenen is een mooi voorbeeld van hoe ons postregistratiesysteem met ConfiDesk – Contactmomentenbeheer geoptimaliseerd werd. Er wordt nu vlotter én efficiënter gewerkt én we hebben bovendien inzicht op de communicatie over de diensten heen,” vertelt Stijn enthousiast.
Sinds november 2021 is het nieuwe postregistratiesysteem volledig in gebruik door alle diensten in Westerlo. Alle inkomende en uitgaande communicatie verloopt nu via Confidesk – Contactmomentenbeheer. Niet alleen de communicatie met burgers, ondernemingen en verenigingen, maar ook bijvoorbeeld de communicatie met sollicitanten verloopt nu perfect via dit nieuwe systeem.
Korte communicatielijnen en een vlotte support
“Een partner met korte communicatielijnen die met je meedenkt is belangrijk voor een lokaal bestuur als Westerlo,” volgens Schoors. “Tijdens het project zelf hadden we een aangenaam, informeel contact met het team. Ze stellen zich flexibel op in het verfijnen van het proces. Na de piloot werden er lessen geleerd en waar nodig werd er ook effectief bijgestuurd. Ook na de go-live worden we nog voldoende ondersteund. De helpdesk springt er voor ons echt uit. Ze reageren zeer snel en doen hun werk heel goed. Dat maakt het aangenaam werken voor ons. Snel feedback en een oplossing op korte termijn. Wij werken graag samen met Green Valley Belgium,” concludeert Stijn Schoors.
https://www.westerlo.be/
